Jak navázat spolupráci s virtuální asistentkou

Ve druhém díle jsme se podívali na nejčastější bloky a co je třeba si promyslet, než začnete
s hledáním své ideální virtuální asistentky. Nyní si řekneme, jak probíhá navázání spolupráce.

Teď už zbývá jen začít a udělat ten první krok. Pro začátek doporučuji sepsat si všechny činnosti, které ve svém podnikání děláte. Utřídíte si tak i myšlenky. Uvědomíte si, co vás baví. Co naopak děláte nerada nebo vás brzdí.

Zjistíte, že některé se vám opakují a máte hned první adepty na delegování.
Ze sepsaných činností vyberte ty, se kterými chcete pomoci. Více si je rozepište a nejlépe si k nim napište i postupy. Budou se vám hodit při následné spolupráci s VA.

Nevíte si rady? Jste zahlcené a pořád netušíte, co z vašich činností by šlo delegovat?

Domluvte si nezávazný call s VA, která vás nejvíce oslovila. Většina jich má úvodní konzultaci zdarma. Zjistíte, jak by vám mohla pomoci a jaké jsou možnosti spolupráce. Navíc uvidíte, zda si sednete i lidsky a jste na stejné vlně. Myslím, že je to jeden ze základních pilířů úspěšné spolupráce - stejně jako vzájemná komunikace.

Domluvte se společně i na podmínkách spolupráce. Potřebujete VA, která vám bude často k dispozici nebo to vidíte jen na pár hodin spolupráce měsíčně? Otevřeně proberte své požadavky, ať máte ve všem jasno hned od začátku. Vše je na individuální domluvě.

Proberte i způsob fakturování. Někomu vyhovuje vystavit fakturu na konci měsíce. Další upřednostní vypořádat se po určitém počtu hodin nebo rád využije předplaceného balíčku hodin. Je více možností a záleží na dané VA, jak to má nastavené.

Jak předávat delegované úkoly?

Předávat práci můžete pomocí Google dokumentů. Nejlépe si rovnou založte sdílenou složku se svou VA, kde budete mít vše hezky pohromadě. Využít můžete k této kombinaci i sdílený kalendář, pokud ho používáte.

Komunikovat a potřebné úkoly zadávat lze dále i přes e-mail, Messenger, hlasové zprávy nebo telefonicky. Vše je na vzájemné dohodě tak, aby to bylo co nejjednodušší.

Ke správě úkolů a pracovních procesů se používají také nástroje jako jsou Google Keep, Trello, Freelo, Asana nebo třeba Airtable. 

Jednou za čas si domluvte společný online call. Proberte, zda vše v pořádku funguje nebo je třeba udělat nějaké úpravy. Sdílejte, co chystáte nového a jak si vzájemně můžete být nápomocné.

Napoprvé to nevyšlo? Cítíte, že to není ono?

Nevěšte hlavu - i to se může stát. Navázání spolupráce je proces a určitě i na vás čeká ta vaše pravá ruka, která vám ulehčí podnikání. Nebojte se hledat dál.

Našli jste svou VA, pravou ruku nebo podporu vašeho byznysu?

Gratuluji. Pokud zahajujete spolupráci, začněte jednou věcí, která vám aktuálně nejvíc uleví. Poté pomalu nabalujte další. Na začátku se může zdát, že je toho hodně
k řešení, jak se ale nastaví vše potřebné, pofrčí to jak po drátkách. Vy budete už jen využívat benefity této spolupráce. Samozřejmě ale i jen jednorázová pomoc je v pořádku. Od toho tu jsme.

Držím vám palce a přeji úspěšný výběr. V posledním dílu miniseriálu Delegování na VA si povíme, jaké konkrétní činnosti a z jakých oblastí lze delegovat.